Exemple de descripció del lloc de treball del gerent d'oficina per al 2022

Example Office Manager Job Description 1521590

Descripció gratuïta del lloc de treball del gerent d'oficina. Un gerent d'oficina és un professional que supervisa les operacions i els procediments de l'oficina. Això inclou el disseny, l'avaluació, la planificació de la implementació i el manteniment de la manera com es realitza el treball dins d'una organització.

L'objectiu d'això és mantenir i millorar la productivitat en el lloc de treball. Un gerent d'oficina practica la gestió d'oficina.

Temps de cartes de recomanació gratuïtes...

Si us plau, activeu JavaScript

Plantilles gratuïtes de cartes de recomanació

Un gerent d'oficina de vegades es coneix com a gerent d'oficina comercial, gerent d'oficina mèdica o gerent de recepció.

Altres vegades com a responsable de serveis administratius i responsable d'operacions.

Els directors d'oficina han de tenir una bona comprensió de les operacions del dia a dia.

què fer amb el pollastre rostit

mostra i plantilla de descripció del lloc de treball de director d'oficina

Què és un Office Manager?

Un gerent d'oficina és un professional que supervisa l'entorn de treball. Aquest professional podria supervisar un grup més gran de personal d'oficina. Qui gestiona qualsevol cosa, des de les relacions amb els venedors, els subministraments d'oficina fins a la moral general de l'oficina.

Es poden trobar en diversos entorns de treball. Des de consultoris mèdics fins a empreses de construcció. I tenen deures que canvien segons l'entorn en què es trobin.

El gerent de l'oficina podria supervisar el personal de recepció, el personal d'oficina o els assistents administratius. És a dir, un gerent d'oficina hauria de tenir coneixements sobre com gestionar altres empleats, motivar-los i fer un seguiment del seu treball.

Els directors de l'oficina podrien informar al personal de nivell superior o a un altre personal de l'oficina. I sovint se'ls jutja per la seva capacitat per mantenir la moral de l'oficina, els subministraments i supervisar un pressupost anual.

Sovint informen a:

Director d'operacions (COO)
Director general (CEO)

Salari mitjà del director d'oficina

mostra i plantilla de descripció del lloc de treball de director d'oficina

El sou mitjà d'un gerent d'oficina oscil·la entre els 33.000 dòlars anuals i els 69.000 dòlars anuals.

Això pot variar molt depenent del tipus d'empresa en què forma part el director de l'oficina. I els seus nivells d'experiència.

El més habitual, aquesta posició es compensa anualment, com a part d'un sou. Més que per hora.

Formació, educació i certificacions requerides

Molts gestors d'oficines no requereixen cap tipus d'educació formal per entrar al camp.

Número d'àngel 318

Una llicenciatura o un títol associat en màrqueting, comunicació o gestió empresarial és un gran avantatge.

Normalment, la formació en el lloc de treball s'ofereix als directors d'oficina durant les primeres setmanes de treball. La formació inclou un recorregut per l'entorn de l'oficina, mostrant les relacions amb els proveïdors i assegurant que el gerent té tot el que necessita per tenir èxit com a gestor d'oficina d'èxit.

No es requereix cap certificació per a aquesta posició. Tanmateix, un alt grau d'habilitats tècniques i d'idiomes pot ser molt útil.

Competències necessàries d'un director d'oficina

mostra i plantilla de descripció del lloc de treball de director d'oficina

Un director d'oficina ha de tenir les habilitats següents:

Habilitats de presa de decisions.
Atenció al detall.
Capacitat per gestionar el conflicte.
Habilitats de comunicació escrita.

Habilitats pressupostàries.
Habilitats per introduir dades.
I capacitats de presa múltiple.

Un director d'oficina superior és algú que pot executar. I coordinar les tasques d'administració tot fent un jugador d'equip.

Es requereixen excel·lents habilitats de gestió del temps entre els millors professionals.

Exemple de descripció del lloc de treball de director d'oficina

A continuació es mostra una descripció del treball de mostra per a un gerent d'oficina. Utilitzeu aquesta plantilla per escriure un anunci de feina.

Breu de treball

La nostra empresa busca un gerent d'oficina amb experiència per supervisar les nostres operacions diàries i la gestió de l'oficina. El gerent de l'oficina avaluarà els sistemes d'oficina, els procediments d'oficina, l'administració de l'oficina i els venedors d'oficines. Així com avaluar els sistemes d'arxiu i les tasques administratives generals per defectes de disseny o de funcionament.

El nostre candidat ideal és algú que pugui dissenyar, implementar i mantenir procediments i protocols d'oficina efectius.

Obligacions i responsabilitats del gerent d'oficina

Exemple de tasques laborals i responsabilitats del gerent d'oficina. Els càrrecs de director d'oficina haurien de supervisar el següent:

Reviseu l'eficàcia i l'eficiència de l'equip d'oficina, els venedors d'oficines i altres proveïdors de serveis.
Revisar els procediments i protocols del personal.
Dissenyar nous procediments i protocols de personal d'acord amb la generació d'eficiència, les directrius de seguretat i altres factors interns.

Revisar les operacions del personal administratiu i millorar la gestió general de l'oficina assignant tasques administratives de manera més eficient.
Supervisar el pressupost de l'oficina per a material d'oficina.
Organitzar les operacions de l'oficina de manera mensual, trimestral i anual. Assegureu-vos que les polítiques i els procediments s'estan actualitzant.
Superviseu la política general de l'oficina i feu canvis amb el personal de l'oficina d'acord amb els objectius executius.
Supervisar el procés de programació de cites i de programació de reunions per als empleats.
Assigna feina a un assistent administratiu per tal de desplegar noves polítiques, procediments i operacions d'oficina.
Completa els requisits operatius assignant empleats.
Proporcioneu referència de l'historial dels procediments relacionats amb la retenció, protecció, recuperació, transferència i eliminació de registres confidencials o documents de recursos humans.
Donar suport i mantenir els sistemes d'oficina i supervisar els empleats.
Manteniment de màquines de fax i impressores d'oficina. Gestionar la gestió dels serveis d'oficina.
Ajudar a respondre les trucades telefòniques entrants, gestionar les comandes de compra, comprar material d'oficina i fer l'inventari.
Atendre les consultes i preguntes dels empleats sobre problemes de gestió de l'oficina (per exemple, impressores trencades, sistemes telefònics, màquines de fax).
Supervisar l'eficiència general de l'oficina. Utilitzeu el suport administratiu per ajudar-vos.

Mantenir les polítiques de l'oficina. I implementar polítiques d'oficina. Mantenir la informació del lloguer de l'oficina. I canvieu la disposició de l'oficina per mantenir l'oficina funcionant sense problemes per als empleats.
Crear un entorn de treball agradable i supervisar l'eficàcia organitzativa dels equips d'oficina.
Gestioneu l'adquisició d'equips, les funcions d'oficina i col·laboreu amb la formació de nous empleats i la salutació dels visitants.

mostra i plantilla de descripció del lloc de treball de director d'oficina

Obligacions i responsabilitats del director del consultori mèdic

Ajudar amb un volum més gran de tasques d'oficina mèdica.
Demana material mèdic.
Utilitzeu sistemes HRIS i ATS per ampliar la mida dels empleats de l'oficina.
Supervisar els procediments d'admissió i els procediments d'assegurança.
Gestionar amb precisió les tasques administratives.
Programeu cites i utilitzeu MS Office per escriure cartes legals.

Obligacions i responsabilitats del director de l'oficina de construcció

Col·laborar amb els subministraments d'oficina.
Gestionar la realització dels arranjaments de material d'oficina.
Assistir a reunions amb l'alta direcció, col·laborant amb la funció general de recursos humans de l'organització.
Coordinar projectes i supervisar les compres.

Obligacions i responsabilitats del director del consultori dental

Seguiu les polítiques de seguretat i salut.
Treballar estretament amb els proveïdors d'assegurances per ajudar amb els acords financers.
Assegureu-vos que l'oficina estigui aprovada per OSHA i HIPAA.

Obres i responsabilitats del gerent de l'oficina de quiropràctica

Gestionar un equip d'assistents de front office.
Gestionar la facturació relacionada amb l'assegurança.
Respon els telèfons i programa els pacients.
Ajudar amb el flux de pacients nous.

Obligacions i responsabilitats del gerent d'oficina empresarial

Donar suport administratiu general a tot el personal.
Manejar l'inventari de material d'oficina.
Estigueu atents a totes les oportunitats per estalviar diners a l'empresa.
Millorar els procediments de l'empresa.
Coordinar-se amb el departament d'informàtica per assegurar-se que l'oficina estigui al dia en totes les necessitats de programari, maquinari i altres conferències.

Funcions i responsabilitats del gestor de front office

Realitzar tasques habituals de RRHH.
Gestionar les operacions de l'oficina. I assegureu-vos que els objectius comercials trimestrals s'estan complint.
Supervisar un personal de molts auxiliars d'oficina i auxiliars administratius.
Gestionar les queixes i consultes dels clients.
Preparació de cartes amb finalitats legals o altres transaccions.

Obligacions i responsabilitats del gerent d'oficina immobiliària

Assegureu-vos que totes les factures es paguin a temps.
Gestionar les negociacions de contractes i preus.
Trobada amb clients potencials. I ajudar amb la paperassa/treball legal.
Supervisar totes les tasques de correu. Inclou el correu entrant i sortint.

Obligacions i responsabilitats de gestió de l'oficina

Assegureu-vos que l'oficina compleixi totes les polítiques de l'oficina.
Ajudar en la programació d'esdeveniments de l'empresa.
Treballeu estretament amb els gestors de contractació per ajudar-vos amb qualsevol tasca de recursos humans.
Mantenir els registres del personal organitzats i preparats per al seu ús.
Supervisar un pressupost anual per a tots els proveïdors d'oficines.
Garantir el bon funcionament del dia a dia de l'oficina i del personal d'oficina.
Gestioneu els pressupostos de l'oficina amb personal, proveïdors i clients.
Implementació i manteniment de procediments.

Requisits del gerent d'oficina

Els candidats qualificats han de tenir les qualificacions següents:

Es prefereix el grau en Administració d'Empreses.
Es prefereix el títol de batxillerat.
L'experiència prèvia com a assistent executiu està bé.
Es recomana tenir experiència prèvia en un càrrec de gerent d'oficina.
Es valorarà experiència prèvia en el rol de professional de recursos humans.
Alt grau d'habilitats interpersonals i excel·lents habilitats comunicatives.
Estar còmode en una oficina ben organitzada, flexible i de suport amb gent diversa.
Habilitats agudes per resoldre problemes. Atenció al detall. Habilitats informàtiques. Capacitat d'utilitzar la suite Microsoft Office.
Excel·lents habilitats de gestió del temps i capacitat de fer múltiples tasques i prioritzar el treball.
Ús del programari Microsoft Office.