Preguntes i respostes importants de l'entrevista d'auxiliar administratiu

Important Administrative Assistant Interview Questions 152708

Aquí hi ha preguntes i respostes de l'entrevista d'assistent administratiu. Les empreses de diversos sectors necessiten assistents administratius per donar suport als seus equips i administrar l'oficina. Saber què esperar durant una entrevista d'assistent administratiu us ajudarà a preparar les vostres respostes i us farà destacar com a candidat de qualitat.

Què fa un auxiliar administratiu?

Els assistents administratius ajuden a altres empleats organitzant fitxers, redactant missatges, programant cites i assistint-los. Els assistents administratius utilitzen ordinadors per fer fulls de càlcul, redactar correus electrònics, mantenir bases de dades i preparar presentacions, informes i publicacions.

També poden negociar amb venedors, comprar subministraments, gestionar magatzems o biblioteques corporatives i obtenir informació de diverses fonts.

oracions de la novena de santa ana

• Contesta el telèfon mentre mira el seu ordinador és un assistent administratiu.
• Les responsabilitats laborals varien segons l'experiència, el títol de la feina i l'experiència. Les funcions d'un auxiliar administratiu poden incloure les següents:
• Organitzar registres i missatges utilitzant sistemes d'arxius en paper i informatitzats.
• El correu i el correu electrònic entrants s'encaminen i es distribueixen.
• Respondre a cartes i correus electrònics estàndard.
• Respondre als missatges entrants i adjuntar fitxers.
• Per garantir la precisió, comproveu l'ortografia i la puntuació.
• Garantir que les màquines de fax, videoconferències, sistemes telefònics i altres equips d'oficina estiguin operatius.
• Els fulls de càlcul, el processament de textos, l'administració de bases de dades i altres aplicacions es poden fer en ordinadors.
• Ompliu els formularis d'acord amb les polítiques de l'empresa.

L'enfocament de l'entrevista STAR és un mètode per respondre preguntes en una entrevista.

Situació, tasca, acció i resultat (STAR). L'enfocament de l'entrevista STAR és una manera d'abordar les preguntes de l'entrevista de comportament de manera succinta i clara, amb exemples de la vida real per fer una còpia de seguretat de la vostra resposta. A l'hora de respondre una pregunta d'entrevista amb aquesta estratègia, cal caracteritzar clarament una circumstància concreta que us heu trobat i que sigui rellevant per a la pregunta de l'entrevistador, descriure la vostra implicació en l'esdeveniment, explicar les activitats que heu fet per superar el problema i descriure el resultat final. Aquesta estratègia permet respondre a la pregunta amb un exemple concret.

Relacionats: El que et fa únic

Preguntes d'entrevista per a auxiliars administratius

Aquestes són algunes de les coses que us podríeu demanar durant una entrevista de feina d'assistent administratiu:

• Quina és, segons la teva opinió, la funció de l'auxiliar administratiu a l'oficina?
• Quins són els teus aspectes preferits de treballar com a auxiliar administratiu?
• Quin programari i equip d'oficina saps utilitzar?
• Com a assistent administratiu, descriu un projecte en el qual t'ha agradat treballar.
• Quins són, segons la teva opinió, els talents més importants per a un auxiliar administratiu i per què?
• Descriu un moment en què es va requerir discreció en la teva feina com a auxiliar administratiu i com vas afrontar la circumstància.
• Què faries si se t'assignessin una tasca però no rebessin totes les instruccions necessàries?
• Quin estil de lideratge prefereixes?
• Quin creus que és l'aspecte més difícil de la feina d'auxiliar administratiu?
• Parleu-me d'un moment en què vau haver de gestionar un grup enorme de persones. Heu pogut tenir èxit?
• Em pots explicar com gestiones la programació de reunions entre diversos supervisors?
• Digueu-me un moment en què vau haver de resoldre i completar un projecte desafiant.
• Com és un dia típic per als professionals de l'administració?
• Quina és la teva tècnica per mantenir els horaris?
• Podríeu ajudar els directius a crear plans de desenvolupament professional?

1. Segons la teva opinió, quina funció fa l'auxiliar administratiu a l'oficina?

Els empresaris utilitzen aquesta pregunta per veure quant sabeu sobre una posició d'assistent administratiu al lloc de treball i com abordaríeu les vostres obligacions laborals. Aquesta pregunta pot ajudar un empresari a entendre com et veus a tu mateix a la jerarquia del lloc de treball si et veus com a jugador d'equip i aprecies el responsabilitats d'auxiliar administratiu . En respondre aquesta pregunta, intenteu centrar-vos en les responsabilitats més habituals d'assistent administratiu i per què la posició és crucial per a l'oficina.

Exemple

'Crec que l'auxiliar administratiu és un element important d'un equip'. Ajuden les persones a les quals donen suport proporcionant informació crítica segons sigui necessari i assegurant-se que tot vagi bé, a més de mantenir-se al dia amb les activitats diàries, com ara arxivar, organitzar i gestionar els horaris.

2. Quins són els teus aspectes preferits de treballar com a auxiliar administratiu?

Les persones a qui els agrada el que fan a la feina sovint són més productives i efectives. Aquesta pregunta permet a l'entrevistador obtenir més informació sobre el que aprecies de la vostra feina com a auxiliar administratiu i quant us agrada la vostra feina. Quan respongueu a aquesta pregunta, penseu en una o dues coses sobre ser un assistent administratiu que més us agradi i feu una còpia de seguretat de la vostra resposta amb una descripció d'una experiència recent realitzant el que més us agrada.

Exemple

'El que més m'agrada de ser auxiliar administratiu és poder estar al dia de tot el que passa a l'oficina i ser una persona crucial que garanteix que tot funcioni bé'. En el meu antic càrrec de recepcionista, per exemple, sempre m'ha agradat ajudar els meus companys a planificar esdeveniments i reunions importants.

3. Quin programari i equips d'oficina saps operar?

La vostra resposta a aquesta pregunta és crucial, ja que informa l'empresari sobre el programari i l'equip d'oficina que heu utilitzat abans i els proporciona la confiança que podreu assolir les vostres responsabilitats laborals amb una formació mínima. Identifiqueu les aplicacions de programari informàtic i els equips d'oficina que heu utilitzat en el passat i descriviu el vostre grau de comoditat amb ells mentre responeu aquesta pregunta.

Exemple

'Sóc un usuari expert de la suite de productes Microsoft Office', per exemple. No només vaig assistir a una classe d'informàtica a l'escola que es concentrava en aquestes eines, sinó que, en el meu lloc anterior, feia servir Word i Evernote diàriament i Excel i PowerPoint setmanalment. També estic a gust amb una varietat d'equips d'oficina, com ara un ordinador, un escàner, una impressora, una màquina de fax, màquines d'estampació de correu i telèfons multilínia.'

4. Descriu un projecte com a auxiliar administratiu en el qual t'ha agradat treballar.

Una altra pregunta que un entrevistador podria fer per saber què us agrada més de treballar com a auxiliar administratiu és aquesta. Aquesta pregunta també els ajuda a entendre com feu servir les vostres habilitats per ajudar amb les iniciatives del lloc de treball. Com que comença amb 'Descriu un moment...', és preferible aplicar el mètode STAR per apropar-s'hi. D'aquesta manera, podreu identificar un projecte concret en què heu treballat, la vostra posició en ell, les activitats que heu fet, el resultat del projecte i què us ha agradat més.

Exemple

“En la meva feina com a auxiliar administratiu d'un despatx mitjà d'advocats, vaig treballar en un projecte per construir un horari diari que es coordinava quan l'equip parlava amb els clients per correu electrònic.

Vaig explicar al personal que haurien de revisar i respondre els correus electrònics almenys dues vegades al dia, a l'inici i al final del seu torn. Vaig agrair fer això perquè vaig poder contribuir a la resolució d'un problema. I una que tant el nostre equip com els nostres clients estaven vivint.'

5. Quins talents creus que són més importants per a la feina d'un auxiliar administratiu i per què?

Utilitzeu l'enfocament STAR per discutir com heu utilitzat les habilitats crítiques d'assistent administratiu en el passat i com les utilitzareu per contribuir a aquesta empresa quan respongueu a aquesta pregunta. La vostra resposta ajudarà l'entrevistador a determinar moltes coses. Incloeu els talents que considereu més importants per a la posició, per què aquestes habilitats són necessàries, com heu utilitzat eficaçment aquestes habilitats en el passat i com utilitzaríeu les mateixes habilitats per contribuir a l'èxit del vostre equip.

Exemple

'Un auxiliar administratiu el deure és crucial per garantir que una oficina funcioni correctament', per exemple. Un auxiliar administratiu ha de tenir grans habilitats comunicatives, de gestió del temps i d'organització per garantir que l'oficina funcioni de manera eficient en tot moment. Com a auxiliar executiu, abans em vaig encarregar d'organitzar i fer el seguiment dels horaris de quatre directius.

Ho vaig aconseguir utilitzant una aplicació de programació a mida per reservar adequadament cites i reunions per a cada executiu i després comunicar-los els seus calendaris setmanalment per correu electrònic i en persona durant la nostra reunió del matí. Això va permetre que tota l'oficina es mantingués a l'horari previst. Puc aportar aquests talents similars a la vostra empresa per assegurar-vos que tot vagi correctament”.

6. Descriu una època en què vas haver de fer servir la discreció en la teva feina com a auxiliar administratiu i com ho vas tractar.

Els assistents administratius sovint tenen accés a informació sensible sobre el lloc de treball i els clients de l'empresa. Aquesta pregunta permet a l'empresari veure si podeu gestionar qüestions complexes o delicats mantenint la discreció i el secret. Quan respongueu a aquesta pregunta, utilitzeu el Mètode STAR per trobar una circumstància específica en què la discreció i la confidencialitat eren vitals per a la situació i descriure com la vas gestionar.

Exemple

'En la meva qualitat d'auxiliar de recursos humans, vaig assistir al director de RRHH i vaig conèixer una reducció de personal prevista'. Tenia molts amics que treballaven a l'empresa, però sabia que mantenir l'estructura i la tranquil·litat a l'oficina requeria prudència. Tot i que no sabia qui seria deixat anar, sabia que passaria i quan. Va ser un moment estressant per a tots els del nostre departament. Vaig mantenir el meu secret i la informació es va compartir amb la resta del personal a través dels canals adequats en el moment oportú”.

7. Què faries si se t'assignessin una tasca però no rebessin totes les instruccions necessàries?

Aquesta pregunta permet a l'entrevistador obtenir més informació sobre la vostra estratègia per fer front a circumstàncies difícils en què no hi ha indicacions clares. L'empresari voldrà saber quines habilitats de recerca utilitzeu per esbrinar com realitzar alguna cosa i si us sentiu còmode demanant aclariments i ajuda quan sigui necessari. Per respondre aquesta pregunta, aneu amb compte d'indicar la vostra capacitat per dur a terme investigacions independents sobre el tema i buscar aclariments quan sigui necessari.

substitució del bicarbonat de sodi al pastís

Exemple

'Si em van donar una tasca i no aconseguia instruccions clares, el primer que faria és veure si podia trobar la informació que necessitava fent la meva pròpia recerca, com ara una cerca a Google'. Si encara necessitava més informació després de fer la meva investigació, em posaria en contacte amb la persona que m'havia assignat el treball i demanaria aclariments. Abans de començar a treballar en la tasca, m'asseguraria d'entendre completament què s'ha de fer i quina és la data límit de la tasca'.

8. Tens un estil de gestió preferit?

Aquesta pregunta ajuda l'entrevistador a determinar el vostre nivell d'independència laboral i a determinar si el seu estil de gestió és compatible amb les vostres preferències laborals. Els assistents administratius han de ser prou autosuficients per mantenir l'oficina funcionant sense problemes amb una supervisió mínima, però també és fonamental que les seves preferències laborals i l'estil de gestió del seu supervisor coincideixin. És fonamental ser honest sobre les vostres preferències mentre responeu aquesta pregunta per assegurar-vos que la posició és adequada tant per a vosaltres com per a l'empresa.

Exemple

'Prefereixo un supervisor que em proporcioni els coneixements que necessito per complir amb la meva feina, tingui expectatives clares i confiï en mi per completar aquestes tasques sense microgestionar-me'. No necessito que algú em visiti amb freqüència per assegurar-me que segueixo en bon camí i que estic productiu, ja que estic organitzat i eficaç per gestionar el meu temps. També m'agraden els comentaris ocasionals que em diuen com estic i, si escau, fan idees per al desenvolupament.'

9. Quin creus que és l'aspecte més difícil de la feina d'auxiliar administratiu?

Aquest és un enfocament diferent de preguntar sobre els vostres defectes. La manera de respondre a aquesta pregunta indica a l'entrevistador si pots identificar i establir àrees concretes de desenvolupament. Quan respongueu a aquesta pregunta, utilitzeu el Mètode STAR triar una circumstància concreta que us va resultar difícil de superar i descriure com la vau superar.

Exemple

'En el meu treball anterior, em vaig adonar que si no faig servir un calendari clar per gestionar el meu temps, de vegades em costa prioritzar les tasques'. Em costa deixar les coses de banda o tenir algú que m'esperi per acabar una tasca perquè vull fer-ho tot de seguida. Vaig superar això fent un pla ben organitzat per a mi mateix que prioritza els projectes laborals segons les seves dates de venciment. He descobert que l'ús d'un calendari electrònic per organitzar amb precisió els meus dies m'ha ajudat a seguir el camí i acabar la meva feina a temps.'

10. Parleu-me d'un moment en què vau haver de gestionar un grup enorme de persones. Heu pogut tenir èxit?

Aquesta pregunta permet a l'entrevistador avaluar la vostra capacitat per prioritzar el treball, fer múltiples tasques, complir els terminis i ajudar eficaçment un gran equip. Aquesta pregunta és adequada per als sol·licitants que no han treballat com a assistent administratiu abans, ja que us permet discutir la vostra capacitat per dur a terme les tasques fonamentals del lloc de treball, alhora que proporciona proves d'un projecte d'equip en el qual heu treballat. Aquesta pregunta, com altres, s'ha de respondre utilitzant el Mètode STAR , que requereix que proporcioneu un exemple especialment rellevant de les vostres experiències prèvies.

Exemple

'Sóc excepcional per treballar en equips grans i ajudar-los d'una manera que els ajudi a assolir els seus objectius', per exemple. Vaig formar part de l'equip d'animació del meu institut durant quatre anys, i durant els meus anys d'infantil i sènior, vaig ser nomenat capità de l'equip. Em vaig encarregar de coreografiar rutines, organitzar pràctiques i esdeveniments, i assegurar-me que tothom de l'equip assistís a les sessions i es preparés per als esdeveniments com a capità de l'equip. La nostra plantilla va competir als campionats estatals durant el meu primer any, i vam acabar segones.'

Com em preparo per a una entrevista d'assistent administratiu?

A continuació us indiquem com preparar-lo:

• Investigueu l'empresa amb antelació.
• Revisa la descripció de la feina.
• Practica l'ús d'una entrevista simulada.
• Destaca les teves habilitats crítiques suaus i dures.

Quines habilitats són més importants per a un auxiliar administratiu?

Aquestes són les principals habilitats que tots els assistents administratius haurien de tenir. Un gestor de contractació utilitzarà preguntes d'entrevista per determinar la vostra capacitat per gestionar diverses tasques en un entorn d'oficina. I permet que les teves respostes determinin la teva aptitud per al rol d'assistent administratiu.

• Habilitats organitzatives.
• Habilitats de comunicació.
• Habilitats informàtiques.
• Habilitats de gestió de projectes.
• Habilitats de gestió del temps.
• Habilitats per introduir dades.
• Habilitats especials com el pensament creatiu, el maneig de telèfons de diverses línies i altres habilitats específiques de la feina.

Com respondre: 'Per què t'hauríem de contractar' per a una posició administrativa?

Els gestors de contractació volen que els sol·licitants de feina comprenguin què els fa únics. Utilitza les experiències del teu últim treball per descriure què et fa especial. Gestionar múltiples projectes, completar iniciatives especials o gestionar la cultura de l'oficina. Va més enllà de les responsabilitats laborals inicials.

Exemple de millor resposta:

Estic molt organitzat, com fer que les coses surtin de manera més eficient, i tinc més de deu anys d'experiència en aquest camp. Continuo treballant en aquest camp perquè m'agrada. Com a auxiliar administratiu, considero que la meva feina és assegurar que una oficina completa funciona bé, i és la meva responsabilitat fer-ho.

Com ha de respondre un auxiliar administratiu: 'Parla'm de tu mateix' en una entrevista de feina?

Hauríeu d'explicar les vostres qualificacions educatives, experiència laboral i talents en resposta al 'parla'm de tu mateix'.

Per exemple, 'Sóc un graduat en administració d'empreses que he treballat com a auxiliar administratiu durant cinc anys'.