Habilitats clericals més importants que cal tenir (currículum vitae o carta de presentació)

Most Important Clerical Skills Have Resume 152866

Què són les habilitats clericals? És possible que noteu que algunes habilitats clericals s'inclouen a les descripcions de llocs de treball quan sol·liciteu llocs de treball. Gairebé tots els empleats d'oficina, des d'assistents executius fins a comptadors, haurien de tenir algunes habilitats d'oficina.

Què són les habilitats clericals?

Les habilitats d'oficina impliquen el domini de les activitats del dia a dia i contribueixen a l'eficiència administrativa. Tot i que les habilitats d'oficina solen ser coneixements administratius bàsics i fàcils de dominar, són fonamentals per al funcionament eficient d'una oficina.

Aquestes habilitats són molt valorades pels gestors de contractació i, en determinats casos, poden ser necessàries per a una ocupació específica. Els empresaris volen saber que teniu un coneixement bàsic del treball administratiu i mostrar aquestes habilitats al vostre currículum us pot ajudar a destacar.

Per què són importants les habilitats administratives en el lloc de treball?

Les habilitats administratives són les habilitats que utilitzeu per mantenir una oficina funcionant sense problemes i eficaçment. Es preocuparan de les tasques administratives que sorgeixen a l'oficina, com ara la programació de reunions i l'ordenació d'arxius.

Per a tothom que treballa en una oficina, les habilitats d'oficina són essencials. Fins i tot si sou un alt executiu, haureu de poder enviar tràmits i comunicar-vos amb els companys de feina. Aquests habilitats són especialment útils si teniu previst treballar com a administratiu.

Les habilitats d'oficina s'utilitzen diàriament per auxiliars administratius , empleats d'oficina, mecanògrafs, arxivers i altres empleats d'oficina. Si esteu buscant una d'aquestes feines, és una bona idea incloure la vostra experiència d'oficina al vostre currículum.

Els empresaris agraeixen les habilitats administratives perquè fan impossible que una oficina o departament funcioni sense elles. Penseu en com funcionaria una oficina si l'assistent no pogués contestar el telèfon. Com podria ser el calendari de reunions d'un secretari? En nom del director de l'oficina, qui faria les comunicacions?

Tipus d'habilitats clericals

A continuació es mostren exemples d'habilitats clericals al lloc de treball.

Habilitats de comunicació verbal

Habilitats comunicatives, ambdues verbal i escrit . És molt beneficiós tenir habilitats de comunicació verbal i escrita quan es treballa en un equip administratiu. A l'oficina, tracteu amb una varietat de persones i circumstàncies de manera regular. És essencial poder comunicar-se correctament amb companys de feina, superiors i clients.

La majoria de professions necessiten una excel·lent comunicació verbal. La comunicació escrita és tan crucial en les funcions administratives. Un missatge escrit s'utilitzarà en moltes de les vostres trobades. Les habilitats de comunicació escrita que siguin clares i concises us poden ajudar a convertir-vos en un millor membre de l'equip i empleat.

Habilitats informàtiques

Els empleadors administratius sol·liciten candidats amb coneixements informàtics bàsics. Això pot ser qualsevol cosa, des de la velocitat d'escriptura fins al coneixement de l'entrada de dades. Tanmateix, no us deixeu desanimar per això.

• Experiència amb programari de xat de vídeo.
• Experiència amb eines de col·laboració en equip.
• Fulls de càlcul Excel.
• Coneixements de processadors de textos (per exemple, Microsoft Office, Google Docs).
• Arxiu i programari de bases de dades.
• Eines de correu electrònic i calendari.

Atenció al detall

Abans de lliurar un projecte, els empleats haurien de poder veure qualsevol error. Els supervisors valoren una atenció meticulosa als detalls i la buscaran en un currículum. Mantenir un alt nivell de detall durant cada tasca us pot ajudar a oferir regularment un treball d'alta qualitat als supervisors o clients.

Si busqueu una posició com a assistent administratiu o executiu, és possible que hàgiu de revisar el treball dels supervisors per detectar errors gramaticals o problemes de precisió.

Habilitats organitzatives

Tots els empresaris donen una gran importància a les capacitats organitzatives. Aquestes habilitats us poden ajudar a ser productius i eficients. Tant els documents digitals com els físics s'han d'arxivar i conservar perquè sàpigues on es troben per si necessites accedir-hi ràpidament. Els supervisors també poden confiar en les habilitats organitzatives per garantir que la informació privada es mantingui en un lloc segur, disminuint les possibilitats de pèrdua o robatori.

Aquestes habilitats també poden ajudar a recordar els propers projectes, tasques i reunions. Els empleats organitzats poden tornar als coneixements vitals més tard quan ho necessitin prenent notes durant una presentació o una lliçó de treball.

Competències matemàtiques

És possible que necessiteu saber matemàtiques bàsiques i com introduir números en funció de la professió que busqueu. Microsoft Excel és una opció popular per a les organitzacions que volen recopilar i organitzar dades numèriques, i és un programa que hauríeu de conèixer si treballeu en comptabilitat, pressupostos o comptabilitat.

Tot i que és poc probable que una feina d'oficina us obligui a realitzar càlculs, els empresaris encara han de saber que podeu realitzar càlculs aritmètics senzills ràpidament.

Fer malabars amb molts números és una part habitual de la feina administrativa. Les habilitats aritmètiques senzilles us poden ajudar a utilitzar els fulls de càlcul de manera més eficient i a fer les tasques diàries més ràpidament.

Pensament crític

Els problemes ocorren a l'oficina, igual que en qualsevol altra feina. Això no té cap relació amb la capacitat d'un equip per operar junts. És una part natural de l'existència.

D'altra banda, la vostra capacitat per identificar i fer front a aquestes dificultats pot augmentar significativament el vostre rendiment laboral. Aquest talent es coneix com a capacitat de pensament crític. Els reclutadors volen persones amb excel·lents habilitats de pensament crític perquè volen empleats que puguin fer front de manera eficaç a situacions inesperades.

Els següents són alguns exemples d'habilitats de pensament crític:

• Detecció precoç de problemes.
• Identificació de la línia d'actuació més eficaç.
• Excel·lent comunicació.
• Creació d'estratègies empresarials integrals.

Gestió del temps

Un horari de treball administratiu típic és de 9 a.m. a 5 p.m. La qualitat de l'empleat que ets està determinada pel que fas amb aquestes vuit hores cada dia.

En una feina d'oficina, seràs responsable de diverses tasques al llarg del dia. Podeu desglossar projectes més grans en missions més manejables si gestioneu el vostre temps de treball de manera eficaç. La gestió del temps us permet complir amb un calendari administratiu agitat mentre continueu fent la vostra tasca a temps.

A continuació es mostren alguns exemples d'habilitats de gestió del temps:

• Creació d'objectius assolibles.
• Solucionar problemes.
• Estratègia de configuració.
• Habilitats multitasca.
• Mantenir una rutina.
• Elaboració d'esquemes.
• Respectant els terminis.
• Fent balanç dels teus èxits.

Flexibilitat

La flexibilitat és beneficiosa en diversos sectors, però és especialment important a l'hora de sol·licitar llocs d'administració. La capacitat d'adaptar-se al canvi o a situacions imprevistes amb una bona actitud s'anomena flexibilitat.

En lloc de molestar-se pels obstacles, les persones flexibles s'hi inspiren i tenen ganes d'aprendre. Els empresaris valoren aquesta qualitat, sobretot en l'entorn actual.

Altres habilitats clericals a tenir en compte

Aquí hi ha altres habilitats clericals a tenir en compte a l'hora d'escriure una carta de presentació, un currículum o durant l'entrevista.

• Habilitats d'atenció al client.
• Treball en equip i col·laboració.
• Fiabilitat .
• Habilitats interpersonals .
• Velocitat d'escriptura.
• La resolució de conflictes i gestió.
• Habilitats multitasca.

Com millorar les teves habilitats clericals

A continuació s'explica com millorar les teves habilitats d'oficina mentre treballes a una oficina.

Abans de començar, feu una prova pràctica

Abans de començar, preneu a prova de capacitat clerical per determinar la vostra aptitud per a aquest tipus d'habilitats. Això hauria d'incloure l'entrada de dades, la velocitat/habilitats de mecanografia i els coneixements informàtics generals.

Troba un mentor

Mentors són excel·lents per perfeccionar les vostres habilitats en treballs comuns. Un mentor pot donar solucions concretes quan no esteu segur de com fer alguna cosa o creieu que hi ha un mètode més eficient o eficaç per aconseguir alguna cosa.

Observa

Fixeu-vos en el que fa algú si observeu que duu a terme un treball d'oficina d'una manera inusual. Si voleu una lliçó sencera, pregunteu si estarien preparats per ensenyar-vos com fan les coses.

Pren classes

Mai hi ha hagut un millor moment per fer un curs en línia. Hi ha classes en tot. Així que qualsevol habilitat molt difícil o habilitats suaus vols aprendre, podràs trobar-ne un. Tot i que els cursos de pagament poden proporcionar certificats, simplement veure un bon canal de YouTube us pot ajudar a millorar les vostres habilitats.

Demana comentaris

Acceptar la crítica constructiva amb els braços oberts i buscar-ho agressivament. Pregunteu sobre com podeu millorar l'etiqueta de correu electrònic, la precisió d'escriptura, la còpia de la nota o el que vulgueu millorar. Busqueu mètodes per millorar les tasques que la vostra organització agraeix més.

Habilitats administratives al vostre currículum

És hora de mostrar correctament les vostres habilitats clericals al vostre currículum un cop hàgiu determinat les habilitats clericals més adequades al vostre currículum. estil de treball i rendiment.

Quan sol·liciteu una posició administrativa que requereixi talents clericals, incloeu-los a la part de competències del vostre currículum i espolseu-los al llarg de la vostra secció d'experiència professional rellevant.

Quan abordeu les vostres habilitats clericals dures i suaus, sigueu el més precís possible. Esmenta qualsevol experiència que tinguis amb un processador de textos determinat. Doneu detalls si teniu una qualificació en un curs específic del sector.

Tingueu en compte la feina a la qual esteu sol·licitant i què busquen en un candidat. Personalitzeu les vostres habilitats rellevants per satisfer aquests requisits.

A l'apartat d'habilitats

Habilitats tècniques: Programari SAP, Google Docs, sistemes de nòmines, ERP

Habilitats suaus: Atenció al detall, preparació de comptes d'efectiu, preparació de factures, càlcul de factures de proveïdors, pagament de responsabilitats i ús general de Microsoft Office

En experiència laboral

Collar City Accountants

Auxiliar administratiu maig 2021 - juliol 2021

• Hem utilitzat Microsoft Office Suite per generar informes mensuals i setmanals per als nostres comptables de personal.
• Generar informes mensuals de productivitat al nostre personal de nivell superior.
• Produeix fins a 60 paraules per minut mitjançant Microsoft Word.
• Capacitat per mantenir l'oficina neta i utilitzar les meves habilitats dures per atendre les necessitats del lloc de treball.

Habilitats clericals en una carta de presentació

Benvolguda senyora Masterson

Vaig haver de sol·licitar-me després de llegir la teva oferta de feina per a Assistent Administratiu. Amb més de 4 anys d'experiència per ajudar els espais d'oficines a funcionar bé, estic segur que puc contribuir de manera significativa a ING, INC.

Vaig fer una missió en el meu treball anterior com a assistent administratiu a ING INC. simplificar les responsabilitats de tots i assegurar-me que tothom tingués les eines que necessitaven. Vaig dirigir un projecte per automatitzar totalment totes les nostres operacions de paperassa, estalviant a l'empresa més de 12.000 dòlars anuals en comissions de les nostres relacions amb els proveïdors.

Altres èxits notables amb ING Inc inclouen:

Va crear i mantenir un full de càlcul d'Excel que supervisava els objectius de vendes i màrqueting mitjançant fórmules i expresions regulars.

Hem utilitzat coneixements bàsics d'HTML per actualitzar el nostre lloc web corporatiu, escriure la nostra pàgina Sobre i publicar cada descripció de feina d'un rol obert.

A més d'això, vaig utilitzar les meves habilitats bàsiques en HTML per millorar les habilitats de mecanografia del nostre personal, mitjançant la creació d'un joc. Això va augmentar la productivitat de cada treball d'oficina. I, en general, va millorar el rendiment de totes les tasques d'oficina realitzades.

Gràcies per prendre el temps per considerar-me per al càrrec. Si teniu alguna pregunta, feu-m'ho saber.

Sincerament,

Bryan Smith