Descripció de la feina d'assistent administratiu professional (2022)

Professional Administrative Assistant Job Description 1521478



Informeu -Vos Del Vostre Nombre D'Àngel

Plantilla gratuïta de descripció de feina d'auxiliar administratiu. De vegades anomenat 'auxiliar d'administració' o 'auxiliar administratiu', un auxiliar administratiu ajuda un professional de l'administració a mantenir-se organitzat i a completar les tasques perquè es puguin centrar en responsabilitats més avançades.



Les seves responsabilitats inclouen programar reunions amb els administradors, rebre convidats de l'oficina i preparar documents en nom seu.

Carta de referència acadèmica (4)

Si us plau, activeu JavaScript

Carta de referència acadèmica (4)

descripció del lloc de treball d'auxiliar administratiu



somia amb tempesta i inundació

Descripció del lloc de treball d'auxiliar administratiu

Per a persones que busquen feina i empresaris:

Les tasques i deures de l'assistent administratiu inclouen proporcionar suport administratiu per garantir que el lloc de treball funcioni sense problemes. Dona suport a directius i treballadors amb una sèrie de responsabilitats organitzatives i de comunicació.

Els auxiliars administratius s'encarreguen de la informació sensible i secreta. Familiaritzat amb una àmplia gamma de conceptes, mètodes i processos de l'àrea.

Capacitat d'interactuar de manera eficaç per telèfon i correu electrònic per assegurar-se que totes les tasques d'Assistent d'Administració es realitzen correctament, amb alta qualitat i en el temps previst. Els esforços dels altres els pots dirigir i dirigir tu.



Per planificar i assolir objectius, confieu en la vostra experiència i judici, i anticipeu-vos a molta creativitat i latitud. Un gerent o el cap d'una unitat/departament sol ser la persona a qui depenen.

Funcions d'auxiliar administratiu

Responsabilitats d'auxiliar administratiu:

  • Respon trucades.
  • Organitzar i programar reunions. Programar cites.
  • Feu un seguiment dels vostres contactes.
  • Produir i distribuir memòries, cartes, faxos i formularis per a la correspondència.
  • Col·laborar en l'elaboració d'informes que s'han de presentar periòdicament.
  • Crear i mantenir un sistema de fitxers.
  • Compra material d'oficina.
  • Organitzeu viatges, reserveu restaurants i reserveu vols.
  • Supervisar els tràmits de l'oficina.
  • Complir els requisits de manteniment preventiu.
  • Els informes de despeses s'han de presentar i conciliar.
  • Realitza investigacions i elabora presentacions.
  • Elaborar informes.
  • Gestionar diverses iniciatives.
  • Preparar i fer un seguiment de les factures.
  • Garantir un funcionament eficient de tots els equips d'oficina.
  • Proporcionar informació, oportunitats educatives i possibilitats de creixement d'experiència al personal administratiu.
  • Completar les necessitats de manteniment preventiu, demanar reparacions, controlar els inventaris d'equips i avaluar nous equips i procediments per garantir el funcionament de l'equip.
  • Mantenir l'inventari de subministraments supervisant l'estoc per avaluar el nivell d'inventari, predir els subministraments necessaris i fer i accelerar les comandes de subministrament. acompanyant el lliurament de materials
  • Assistiu a cursos educatius, llegiu publicacions professionals, creeu xarxes personals i uniu-vos a organitzacions professionals per mantenir actualitzats els vostres coneixements professionals i tècnics.
  • Es realitzen tasques administratives per arxivar, escriure, copiar, enquadernar, escanejar i altres.
  • Prepareu cartes i correus electrònics en nom d'altres membres de l'oficina.
  • Feu reserves per a trucades de conferència, habitacions, taxis, missatgers i motels, entre altres coses.
  • Quan sigui necessari, tapeu el taulell de recepció.
  • Mantenir actualitzats els sistemes d'arxiu tant informàtics com manuals.
  • Responsabilitzar-se en el manteniment d'inventaris d'equips.
  • Resoldre qualsevol problema administratiu per a la contractació de directius, executius i personal.
  • Contestar i dirigir trucades telefòniques.
  • Organitzar llibres de cites.
  • Col·laborar en la producció d'informes programats periòdicament.
  • Desenvolupar, crear i mantenir un sistema de fitxers.
  • Gestioneu els horaris dels vostres empleats.
  • Mantenir registres de vacances precisos dels empleats.
  • Les reparacions dels equips d'oficina s'han de coordinar.
  • Implementar tràmits administratius i d'oficina.
  • Acompanyeu les reserves de restaurants del personal sènior.
  • Es realitzen les tasques d'arxiu, mecanografia, còpia, enquadernació, escaneig i altres tasques administratives.
  • Proporciona informació, oportunitats educatives i oportunitats de creixement experiencial al personal administratiu.
  • Executar tràmits administratius i administratius.

Requisits d'auxiliar administratiu

Un candidat amb èxit ha de tenir el següent:

  • Es requereix un títol de batxillerat o equivalent.
  • Llicenciatura o grau en Administració d'Empreses, Comunicacions o Màrqueting un avantatge.
  • Experiència com a secretari o ajudant amb una trajectòria contrastada.
  • Es requereix la comprensió dels sistemes i processos de gestió de l'oficina.
  • Excel·lents habilitats de gestió del temps i multitasca, així com la capacitat de prioritzar les tasques.
  • Habilitats orientades al detall i de resolució de problemes.
  • Excel·lents habilitats comunicatives, tant escrites com vocals.
  • Fortes habilitats de planificació i organització.
  • Excel·lents habilitats de gestió del temps.
  • Coneixement de Microsoft Office Suite (MS Office) (Microsoft Excel, Microsoft Word).
  • Es requereix 7 anys d'experiència en el camp o un àmbit similar.
  • Capacitat de comunicació educada i professional.

Habilitats d'auxiliar administratiu

Un Auxiliar Administratiu ha de posseir un ampli ventall de competències i certificacions per poder desenvolupar les seves diferents responsabilitats.

L'auxiliar administratiu és principalment una funció de suport, la qual cosa significa que la comunicació i la presa de decisions són fonamentals.

Les següents són algunes de les habilitats específiques que han de tenir tots els auxiliars administratius:

    Presa de decisions:Diàriament, els auxiliars administratius han de fer judicis autònoms sobre com gestionar eficaçment determinades tasques.Comunicació i col·laboració:Un assistent administratiu s'ha de comunicar regularment amb altres administradors i personal de suport, direcció i clients.Habilitats organitzatives:Les tasques de l'auxiliar administratiu inclouen l'organització i la priorització. Heu de ser capaç d'organitzar-vos a vosaltres mateixos i als altres, així com identificar quines tasques d'una llista determinada són les més crítiques.Redacció:Un auxiliar administratiu ha de ser capaç d'escriure, puntuar, organitzar frases i escriure en diversos gèneres, com ara creatiu, professional, tècnic, educatiu i molt més.

Què fa un auxiliar administratiu?

Els assistents administratius són contractats generalment per les empreses per supervisar tasques ordinàries i avançades realitzades per altres experts.

Col·laboren amb els administradors i altres treballadors per organitzar fitxers, redactar cartes i compilar informes i documents.

El seu treball implica una varietat de tasques d'oficina, com ara gestionar calendaris, ordenar el correu i generar factures. També poden encarregar-se de la planificació d'esdeveniments, així com de la configuració i execució de reunions.

Expectatives salarials

Els assistents administratius poden guanyar-se una vida digna, sobretot a mesura que avança la seva carrera professional.

Tot i que la compensació inicial d'un nou assistent administratiu de nivell de secretari podria ser tan baixa com 7,25 dòlars per hora, l'assistent administratiu típic dels Estats Units guanya 15,42 dòlars per hora.

Els assistents administratius executius amb una àmplia formació i experiència poden guanyar fins a 30,25 dòlars per hora a la part superior de l'escala salarial.

Educació i formació

Un assistent administratiu ha de tenir un diploma de batxillerat o un GED com a grau mínim d'educació. La formació en aquestes àrees també es pot oferir a través d'agències de temporalitat.

Els cursos de processament de textos i operacions generals d'oficina estan disponibles a les escoles de formació professional i els col·legis comunitaris per a persones acabades de sortir de l'escola secundària i poden ser extremadament beneficiosos.

Els assistents administratius amb un títol de batxillerat són més empleables perquè es percep que tenen una formació més completa que inclou l'escriptura i les matemàtiques, ambdues habilitats importants en el treball.

Requisits d'experiència

Tot i que no es necessita experiència prèvia per treballar com a auxiliar administratiu, moltes empreses la respecten.

què significa espiritualment el sonar a les orelles

Això es deu al fet que molts treballadors d'oficina adquireixen les seves habilitats principals mitjançant la formació en el lloc de treball, i un llarg historial d'ocupació amb diferents empreses pot demostrar la confiança, la responsabilitat i que teniu les habilitats necessàries.

Començar com a secretari i anar ascendint demostra un major desenvolupament d'habilitats i devoció.

Els candidats amb èxit per a aquesta posició normalment avancen per ajudar líders de nivell superior (de vegades com a assistent executiu), gestionar altres assistents administratius o treballar com a gerent d'oficina.

Recursos laborals

Descripcions de treball relacionades