Habilitats organitzatives: definició i com incloure'ls en un currículum

Organizational Skills Definition 152210

Algunes de les habilitats més crítiques que podeu tenir com a empleat són les habilitats organitzatives / habilitats organitzatives. Estar organitzat us ajudarà a complir els terminis, reduir l'estrès i completar les tasques més ràpidament.

Per entendre com l'enfortiment de les vostres habilitats organitzatives us pot ajudar a tenir un millor rendiment a la feina, primer heu d'entendre què inclou aquest conjunt d'habilitats.

En aquest article analitzarem diversos tipus d'habilitats organitzatives, proposarem maneres de millorar els vostres talents i explorarem com mostrar les habilitats organitzatives en un currículum o durant una entrevista de feina.

Què són les habilitats organitzatives?

Les habilitats organitzatives són aquelles que us permeten fer un ús eficient i eficaç dels vostres recursos. Estar organitzat significa que podeu gestionar de manera eficaç el vostre temps, energia i lloc de treball i completar totes les vostres tasques assignades.

Depenent de la vostra indústria i del títol de feina, les habilitats organitzatives poden adoptar moltes formes, però normalment impliquen mantenir un espai de treball net, gestionar els terminis i comunicar-vos de manera eficaç amb els vostres companys de feina.

Tipus d'habilitats organitzatives

Aquí els tipus d'habilitats que donen suport a tenir habilitats organitzatives.

Gestió del temps

Estar organitzat requereix una bona gestió del temps. Donar-se el temps adequat per fer les tasques, evitar dedicar massa temps a qualsevol activitat i equilibrar el temps a casa i a la feina són exemples de gestió del temps .

La gestió del temps és fonamental, ja que us permet conservar l'energia i mantenir la calma en un entorn de ritme ràpid. Un aspecte crucial de l'organització de l'oficina és decidir quan i com utilitzar el vostre temps.

Comunicació

La comunicació és una altra habilitat organitzativa essencial a tenir en compte. L'èxit amb què compartiu i rebeu informació a la feina determina les vostres capacitats de comunicació. Podreu proporcionar als altres membres del vostre equip la informació que necessiten d'una manera eficient i oportuna si sou un comunicador organitzat.

En el lloc de treball, els comunicadors organitzats destaquen l'eficiència responent ràpidament a les consultes, oferint indicacions clares i transmetent informació de manera coherent.

Les fortes habilitats comunicatives solen donar suport a persones altament organitzades.

Establiment d'objectius

Establir objectius assolibles també forma part de l'organització del lloc de treball. Els empleats ben organitzats poden crear objectius personals i professionals que els motivin a treballar dur i assolir l'èxit.

Establir objectius diaris i setmanals que donen forma al vostre treball i que us mantinguin centrats en els objectius del vostre empresari és una part important de ser un professional organitzat. Assolir els objectius amb regularitat és una indicació d'un empleat ben organitzat que fa un bon ús dels seus recursos.

Delegació

En moltes situacions, estar organitzat implica ser conscient de les teves limitacions. Si la càrrega de treball d'un empleat és massa per a ells, és possible que ho necessiti delegat una o més de les seves obligacions amb un company de feina.

Saber quin membre de l'equip està més preparat per completar una feina o projecte és un aspecte crucial de la delegació. És possible que pugueu augmentar la productivitat de tot el vostre equip si podeu enumerar i organitzar les vostres responsabilitats i determinar quines voleu delegar.

La capacitat de delegar tasques és una habilitat molt desitjable entre els empresaris. A més, tenir la capacitat i la competència per entendre quin membre de l'equip ha de realitzar una tasca concreta és exactament el que un empresari voldrà veure.

Maneig de pressió/estrès

En circumstàncies d'alta pressió, l'organització és molt crucial. Estar organitzat és essencial perquè els empleats estiguin tranquils i concentrats en situacions de ritme ràpid i organitzacions amb terminis greus.

Treballar bé sota pressió pot convertir-vos en un gran actiu en la vostra feina si podeu organitzar correctament el vostre temps, gestionar la vostra energia i utilitzar els vostres recursos.

Auto motivació

La capacitat de fer-se càrrec és un aspecte crucial de l'organització. Els empleats ben organitzats són conscients de les tasques que han de fer i són capaços de realitzar tasques sense supervisió ni ajuda.

Si pots establir-te una reputació d'organitzat i d'autosuficient a la feina, gairebé segur que t'oferiran més oportunitats de posar en marxa les teves habilitats i avançar professionalment.

Pensament analític

El pensament analític implica la capacitat d'avaluar i comprendre les dades per tal d'arribar a judicis sòlids. Organitzar-se a la feina sovint implica posar en ordre els vostres pensaments.

Podràs superar els obstacles i prevenir els retards si pots pensar racionalment en un problema i descobrir la causa del problema.

Atenció al detall

Aquesta capacitat d'organització té a veure amb la consciència i la minuciositat que ets en la teva tasca. Els empleats ben organitzats entenen que esforçar-se per realitzar una feina correctament la primera vegada els estalviarà temps i feina després.

Tenir el temps i l'energia per garantir que cada part d'una obra es gestiona correctament i que cada etapa d'un projecte s'acabi adequadament és el que suposa organitzar-se.

Presa de decisions

Els empleats ben organitzats són capaços de prendre decisions. Fer judicis ben informats implica reunir totes les dades rellevants, sospesar els pros i els contres i planificar amb anticipació per anticipar els resultats.

Si ets bo per organitzar les coses, probablement tindreu les habilitats de comunicació, la mentalitat lògica i actitud orientada a objectius per fer bons judicis.

Planificació estratègica

Aprofitar al màxim el teu temps i energia forma part de l'organització. Planificar com utilitzareu els vostres recursos és un element important d'això. Mantenir un calendari exhaustiu, utilitzar un temporitzador de concentració i organitzar reunions amb dies o setmanes d'antelació són exemples habituals.

Les persones/personal organitzats solen mantenir-se al capdavant de la seva tasca i eviten perdre els terminis pensant amb antelació i preparant-se en conseqüència.

Les habilitats de planificació acompanyen professionals altament organitzats.

Com millorar o crear fortes habilitats organitzatives

A continuació s'explica com treballar per tenir fortes habilitats organitzatives al lloc de treball. A millorar les teves habilitats organitzatives , prova el següent:

Fes una llista de tasques pendents

Fer un seguiment de les coses que heu aconseguit i de les que esteu treballant actualment és un dels millors mètodes per mantenir-vos organitzat.

Les llistes físiques en un bloc de paper o les llistes digitals a les quals s'accedeix mitjançant el telèfon o l'ordinador també són opcions acceptables. Fer un seguiment de les teves tasques completades i fer llistes t'ajudarà a mantenir-te concentrat i al bon camí.

Una altra manera de veure-ho és examinar la vostra organització física general.

Seguiu un horari

Establir una rutina regular és un altre mètode per ser més organitzat. Això pot tenir la forma d'un calendari físic o un registre de temps digital al telèfon.

Fer un calendari exhaustiu us permetrà gestionar millor el vostre temps i complir els vostres terminis.

La gestió adequada del temps i l'organització mental és un fort indicador de professionals altament organitzats.

Comunicar-se de manera eficaç

Millorar la comunicació en el lloc de treball pot tenir un gran impacte en el vostre nivell d'organització.

Podeu comunicar-vos de manera més eficient i reduir les possibilitats de comunicació incorrecta programant reunions cara a cara, fent un seguiment de les discussions clau i redactant correus electrònics eficients.

millor netejador de catifes per a taques de mascotes

Comunica't amb els membres del teu equip de manera regular.

Millorar les habilitats organitzatives mitjançant la pràctica, la retroalimentació i la repetició.

Llistar les habilitats organitzatives en un currículum

Llistar exemples específics de pràctica d'habilitats organitzatives proporcionarà al responsable de contractació una major idea del que podeu oferir. Per exemple, com a Assistent Administratiu , 'assegurant-se que els materials d'oficina estiguin al seu lloc adequat'.

Això mostra un desig general d'augmentar la productivitat, completar diferents tasques i protegir el valuós temps del negoci.

Clau organitzativa habilitats per enumerar en un currículum :

• Atenció al detall.
• Gestió de projectes.
• Pressupost.
• Programació.
• Productivitat general.
• Compliment de terminis.
• Coordinació d'actes.
• Planificació i assoliment d'objectius.
• Planificació estratègica i planificació del projecte .
• Anàlisi de tasques i anàlisi de dades.
• Anàlisi del flux de treball.
• Seguiment de l'inventari.
• Habilitats de gestió del temps.
• Habilitats multitasca.

A continuació us indiquem com mostrar les vostres excel·lents habilitats organitzatives en un currículum:

1. Determineu les vostres capacitats organitzatives.

En funció de la teva experiència i personalitat, tria quins talents exemplifiques més. Potser tens habilitat per a la gestió del temps o la multitasca. Penseu en com feu servir aquestes habilitats a la feina perquè pugueu transmetre-les a possibles empresaris en un currículum.

Considereu l'escenari següent: 'Puc completar el treball abans del previst i enviar-lo a temps'. Utilitzo un sistema d'arxiu en paper que vaig idear a la universitat per mantenir el meu escriptori organitzat.

Un escriptori ordenat és sens dubte un signe d'algú amb un fort focus, que és molt conscient del seu entorn i disposat a treballar de manera eficaç.

2. Relaciona els teus talents amb els requisits del lloc de treball.

Llegiu atentament la descripció de la feina abans de sol·licitar-la. Relaciona els teus talents organitzatius amb els deures crítics del lloc de treball, tal com els identifica l'empresari. Podeu parlar de les vostres habilitats de gestió de projectes, per exemple, si la posició requereix que treballeu amb un equip per executar tasques.

Considereu l'escenari següent: 'Ja he dirigit equips abans, assignant tasques en funció dels conjunts d'habilitats dels membres de l'equip. En el meu lloc anterior, em vaig encarregar d'analitzar cada nou projecte i seleccionar el membre de l'equip les capacitats del qual s'adaptaven millor a les necessitats del client.'

3. A la vostra declaració resumida o objectiu del currículum, utilitzeu els talents organitzatius per representar-vos.

Utilitzeu alguns d'aquests talents per definir-vos en una declaració resumida a la part superior del vostre currículum un cop hàgiu seleccionat les habilitats organitzatives essencials que són vitals per al vostre ocupador desitjat.

'Planificador estratègic expert en multitasca i prioritzar les activitats laborals per tal de satisfer millor les demandes dels clients', per exemple.

4. Destaqueu els casos en què heu utilitzat les vostres habilitats organitzatives.

En el vostre treball anterior, descriu com heu utilitzat les habilitats organitzatives per completar les tasques. A l'àrea d'experiència, utilitzeu les vinyetes que hi ha a sota de les vostres llistes de feina.

Considereu el següent escenari: 'En la meva feina anterior, vaig poder reestructurar el nostre sistema d'inventari d'oficines per poder gestionar millor com s'utilitzaven els subministraments per part de diversos departaments. Vaig ajudar el gerent de l'oficina a reduir el pressupost de l'any anterior en gairebé 500 dòlars”.

5. Incloeu paraules clau per a les vostres habilitats organitzatives.

Després d'haver resumit els teus talents organitzadors, només has de posar-los al costat de les teves altres habilitats a la següent part del teu currículum.

'Pressupost, gestió del temps i gestió del calendari', per exemple.

Destacar les habilitats organitzatives en una entrevista de treball

Compartir instàncies/exemples de treball de com us vau mantenir organitzat mentre treballava en empreses anteriors és un dels millors mètodes per demostrar les vostres habilitats organitzatives en una entrevista de treball.

Podeu descriure l'estratègia normal que feu servir per gestionar el vostre temps, nombroses tasques i la delegació de feina.

També podeu parlar d'un moment en què les vostres habilitats organitzatives us han ajudat a resoldre un problema o han contribuït a l'èxit del vostre equip.

Ser capaç de funcionar bé en qualsevol entorn és un aspecte important de l'organització, de manera que també podeu descriure com creieu que les vostres habilitats organitzatives afectaran el vostre èxit en la nova posició.

Suggerir altres recursos físics utilitzats per mantenir-se organitzat també pot suggerir que sou una persona organitzada. Parleu amb les habilitats de delegació mitjançant exemples de gestió de projectes i com delegar tasques al membre correcte de l'equip condueix a resultats sòlids.

Exemples d'habilitats organitzatives en un currículum

Exemple de llista d'habilitats organitzatives en un currículum.

Per a un auxiliar administratiu:

• Examina periòdicament els subministraments que s'inventarien, es reben i s'emmagatzemen.
• Examina les factures i els papers d'embalatge per confirmar que l'enviament és correcte.
• Realitza reunions i/o visites que estiguin programades.
• Realitza l'arxiu i còpia regulars i no crítiques. Recull i distribueix papers i correu.
• En resposta a preguntes telefòniques o presencials, transfereix trucades, saluda els convidats i proporciona informació habitual als hostes o clients.
• Té una forta capacitat d'entrada de dades.

Per a aquest paper en particular, una altra habilitat organitzativa important serà la comunicació verbal. Això hauria de figurar a la secció 'Habilitats' del currículum.

Habilitats organitzatives més importants

Les habilitats organitzatives més importants.

Capacitat de planificar

La planificació estratègica és un terme que fa referència al procés de planificació estratègica en termes generals. Quan planifiqueu estratègicament (en lloc de tàcticament), no esteu pensant en com organitzar el vostre dia, setmana o fins i tot tot el cicle de vida del projecte.

Esteu considerant els objectius empresarials en el context d'un període de temps molt més llarg. Tot i que ser un planificador estratègic competent és una habilitat meravellosa per a qualsevol carrera, és especialment crucial per a algú en una posició de lideratge.

Prioritzar

Ser capaç de prioritzar les vostres nombroses tasques és un aspecte crucial de l'organització mental. Desglossar procediments de diversos passos en les seves parts constituents i determinar la millor seqüència per executar-los demostra les vostres habilitats per resoldre problemes.

Podeu demostrar els vostres talents estratègics preveient possibles dificultats i desenvolupant remeis amb antelació.

Aprofitar al màxim el teu temps i energia, així com minimitzar l'estrès per a tu i el teu equip, és l'objectiu de prioritzar. No importa si tacheu tres elements de la vostra llista de tasques pendents abans del migdia; si no marqueu l'element més essencial, no esteu prioritzant adequadament.

Altres habilitats a tenir en compte

Qualsevol cosa que tingui relació amb l'assignació de recursos, aconseguir el resultat desitjat del gestor, suggerir la capacitat de prioritzar llistes de tasques pendents, dirigir altres membres de l'equip i trobar solucions físiques als problemes.

A més, les persones ben organitzades sovint dormen bé, planifiquen la setmana per davant, busquen informació útil eines que estalvien temps , i comunicar-se utilitzant estratègies racionals d'una manera eficient. Tot i que l'autocura no és una cosa que s'hagi d'esmentar al currículum, pot ser útil saber-ho pel que fa a les vostres pròpies necessitats de desenvolupament professional/desenvolupament personal o propòsits de preparació d'entrevistes.

Assegureu-vos de suggerir-los

Preguntes de l'entrevista que qualifiquen les habilitats organitzatives

Parla'm d'un projecte en el qual estàs treballant. Quin mètode has utilitzat per organitzar les tasques?

Exemple de resposta:

'L'equip de vendes d'Apple es va proposar millorar la taxa de conversió de les nostres trucades sortints durant el meu mandat allà. Vaig crear una estratègia en la qual oferiríem als nous clients un període de prova gratuït, ple del seu propi gestor d'èxit del client.

Vaig haver de treballar amb l'equip d'atenció al client per localitzar persones que estiguessin disposades a formar-se i treballar amb clients a temps complet. També vaig treballar amb l'equip de màrqueting per crear una pàgina de destinació que expliqués l'oferta perquè els consumidors poguessin conèixer-la de diferents maneres i els comercials poguessin orientar-los en la direcció correcta.

Van trigar tres setmanes a posar-ho tot, una setmana més ràpid que el termini del projecte. Les conversions de vendes sortints van augmentar un 8% el mes següent i un altre 8% el mes següent. El programa de prova ha evolucionat i s'ha estès des de llavors, i ara és una de les eines de formació de clients més efectives d'Apples.

Posa'm un exemple d'una època en què feies malabars amb múltiples responsabilitats al mateix temps.

Exemple de resposta:

Treballar en el negoci de la restauració t'aclimata a grans fluctuacions d'activitat. A més de la nostra acció habitual de divendres a la nit, que sempre va ser considerable, vam tenir una festa de graduació i una celebració de comiat de soltera a Niche una nit. Immediatament em vaig adonar que el nostre equip d'espera estava sobrecarregat, així que em vaig oferir voluntari per ajudar.

Vaig gestionar totes les comandes de begudes per a ambdues parts i em vaig assegurar que tinguéssim un segon cambrer format per un bar al nostre cambrer habitual. Després d'això, vaig traslladar una segona taula d'autobús a l'aire lliure per augmentar el nostre temps de resposta per als clients del pati. A més, vaig girar per l'habitació, controlant les taules per assegurar-me que estaven servint i que estaven contents amb la seva experiència.

En conjunt, va ser la nit més rendible del restaurant, amb una propina mitjana de més del 12%. Crec en entorns de ritme ràpid i situacions com aquesta, on les meves habilitats organitzatives i de delegació es poden posar a prova'.

Sinònim alternatiu d'habilitats organitzatives

Per utilitzar-lo en un currículum o en una entrevista de feina:

• Burocràtic.
• Manant.
• Directorial.
• Governamental.
• Legislatiu.
• Ministerial.
• Regulatòria.
• Supervisió.
• Autoritzat.
• Central.